第一章总则 

第一条为了全面遵守《基金会管理条例》和《湖南省天心未来教育基金会章程》，规范发展，保障基金会的合法权益，使基金会的档案管理更加规范，特制定本制度。 

第二条基金会各类行政收发文件，要统一由办公室备案登记，随时收发，随时登记。 

第三条年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部归档入库。 

第四条调阅存档资料，要严格办理手续。经秘书长批准后方可调阅。非基金会工作人员调阅时，需持有正式文件或证明材料，经秘书长签字同意后，方可查阅。 

第五条各部门应将项目资料汇集、归类和建档存管，杜绝将存管项目资料带出基金会。所有工作人员都负有项目资料的保密义务。 

第六条各部门在项目计划完成后，应及时将项目档案进行备份，并将项目档案原件交由办公室归类存放，并按要求年限妥善保管。 

第七条基金会财务报表，月报表应于每月10日以前报理事长、副理事长、秘书长，季报应于季终后20日前上报，年报应于年终后45日前上报。 

第八条年度结束后，当年所有的会计档案资料可在财务部门保存一年以备临时查阅，一年后三月底以前全部分类归档入库。 

第九条对入库会计档案应进行登记，并编制库存档案资料索引；并按要求年限妥善安全保管。 

第十条归档的文件材料必须按年度立卷，在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 

第十一条办公室应保证经办文件的完整（各种附件一律不准抽存），并及时交管理人员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 

第二章文件材料的归集管理 

第十二条坚持收集、管理文件材料制度。指定专人负责管理基金会的文件材料，并保持相对稳定。 

第十三条凡本基金印发的公文的正件与附件、请示、批复、转发文件（含原件），一律由办公室统一收集管理。 第十四条由各部门共同参与的活动中形成的文件材料，由办公室收集归卷。 

（一）基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后，应将会议的主要文件资料向办公室办理归档手续。 

（二）本基金会召开会议，由会议办公室指定专人将会议材料、真像档案等向办公室办理归档手续。 

第十五条档案管理人员的职责 

（一）熟悉基金会各部门的工作业务，掌握各部门文件材料的归档范围，收集管理各部门的文件材料。 

（二）认真执行归档制度，对文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕。 

第三章归档范围 

第十六条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 

第十七条相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。 

第十八条本基金会对外发文与有关单位来往的文件。 

第十九条本基会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统一报表及简报。 

第二十条本基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 

第二十一条本基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 

第二十二条本基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 

第二十三条本基金的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 

第四章平时归卷 

第二十四条建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，集中统一保管。 

第二十五条基金会各部门应根据业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。 

第五章会计档案管理 

第二十六条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料。会计档案管理应严格按照《非营利组织会计制度》执行。 

第二十七条每年形成的会计档案，应当由财务按照归档要求，负责事理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满之后，应当由财务部编制移交清册，移交办公室指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。 移交办公室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新事理的，办公室应当会同财务和经办人员共同拆封整理。 

第二十八条由于会计人员的变动会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交我、移交人、接收人签字或盖章。 

第二十九条本制度由湖南省天心未来教育基金会负责解释。 

第三十条本制度经第二届第一次理事会讨论通过后起执行。 

湖南省天心未来教育基金会